Работа с клиентами в CRM для разработчика

Направляем курсор на вкладку "Клиенты" в верхней строке меню и выбираем пункт "Контрагенты".

В левом меню выбираем "Создать контрагент".

Далее заполняем данные о заказе. Ниже будет представлен перечень рекомендуемых к заполнению полей:

• Контрагент: наименование заказа. Данное поле не используется ни в каких договорах, поэтому вы можете назвать его так, как вам будет понятнее и удобнее.
• Телефон 1: номер, по которому можно связаться с заказчиком.
• Сайт: заполняем, если обращается какая-либо кампания или предприятие.
• E-Mail: адрес электронной почты заказчика.
• Тип: тип клиента. По умолчанию стоит "клиент".
• Желаемый тип оплаты: в этом поле нужно обязательно указать какими средствами вы желаете получить оплату - наличными или переводом на карту.
• Налоговая нагрузка: укажите, кто будет оплачивать налоги, взимаемые с оплаты выполненной работы. Обратите особое внимание на это поле. ОБЯЗАТЕЛЬНО к заполнению.
• Стадия работы: выберите стадию, на которой находится работа.

Переходим в раздел "Реквизиты юридического лица".

Заполняем поля в соответствии с предоставленной карточкой кампании. Последующая информация будет использована в создании договоров, поэтому требует особого внимания и аккуратности.

Примечания:

• К полю ", в договоре": так как система не умеет склонять, укажите должность в родительном падеже. Например, "директор" переписываем как "директора".
• К полю "Действует на основании": заполняем в родительном падеже.
• К полю "Руководитель Ф.И.О.:": данное поле заполняем в обычном падеже.
• К полю ", в договоре полностью в родительном падеже": заполняем данные в поле, расположенном чуть ниже, в родительном падеже. То есть верхнее в именительном, а нижнее в родительном. Это потребуется для последующего автоматического формирования договора.

Сохраняем созданный контрагент кнопкой "Сохранить", расположенной внизу. На этом этап создания контрагента закончен.

Теперь нужно создать контакт, привязанный к данному контрагенту. Для этого открываем наш контрагент и ниже находим раздел "Контакты". В нём нажимаем кнопку "Создать".

Можно создать контакт прямо в открывшемся меню, но мы воспользуемся полным списком. Для этого нажимаем "Показать все поля формы".

В данном окне гораздо больше полей, которые при наличии необходимости мы можем настроить. Вводим данные о клиенте.

Сохраняем. На этом создание контакта, связанного с контрагентом, закончено.

Переходим в наш созданный контрагент(в нашем случае "Агентство") и находим ниже раздел "Проекты". Нажимаем "Создать". При необходимости можно так же, как и выше с разделом "Контакты", просмотреть все поля.

Заполняем поля и сохраняем. Проект создан.

Действуя по той же схеме, заходим в наш контрагент и находим ниже раздел "Сделки". Нажимаем кнопку "Создать".

Для надёжности в открывшейся форме обязательно нажимаем "Показать все поля формы".

В открывшемся разделе заполняем поля и сохраняем.

Далее необходимо привязать сделку к нашему проекту. Для этого переходим в наш контрагент, находим наш проект и кликаем по нему.

В открывшемся разделе ищем внизу вкладку "Сделки" и нажимаем "Выбрать".

В открывшемся окне находим нашу сделку.

По окончании выполнения предыдущих трёх пунктов вы можете создать борд в Trello. Для этого необходимо перейти в наш созданный контрагент и нажать кнопку "Создать борд в Trello".

Должно появиться такое сообщение:

Далее возвращаемся в "Контрагенты". Если всё сделано правильно, то у вас в разделе "Trello" автоматически заполнятся поля:

Самая верхняя ссылка - ваш Trello. При переходе по ней откроется ваш Trello сайт.

Для начала стоит уточнить, что основной договор будет "рамочным". То есть в нём будет описана информация о том, что между двумя сторонами будут проводиться работы на каких-либо условиях. Описание самих работ указываются в дополнительных соглашениях (сокращённо - допниках).

Итак, для создания договора необходимо зайти в контрагент, для которого будет создаваться договор. Для этого находим в верхнем меню вкладку "Клиенты" и в раскрывшемся списке выбираем пункт "Контрагенты". В данном разделе ищем и открываем наш контрагент.

Ниже находим раздел "Договоры" и нажимаем кнопку "Создать".

Далее заполняем поля.
Тип договора: Выберите тип вашего договора из списка предложенных. "Услуги с фиксированной ценой в допниках" означает, что вы заключите договор с определённой ценой ваших услуг, т.е. заранее условитесь о фиксированной оплате. "Услуги с повременкой в допниках" означают, что вы заключаете договор с повременной оплатой, т.е. клиент заплатит за услугу столько, сколько вы потратите времени за разработку/предоставление(другими словами, почасовая оплата, например). "SaaS"-услуги означают, что вы заключаете договор об использовании уже существующих услуг/дополнений/расширений на определённый период(Например, как на нашем хостинге при использовании расширенных версий CRM-систем с предоставлением дополнительного функционала).
Договор: укажите название договора.
Подписать как: данное поле указывает, как будет подписываться клиент(Иными словами, кто наш клиент) - Юр.лицо, ИП или оферта. Также обратите внимание, что при выборе "Юр.Лица" система будет использовать реквизиты Юридического лица, которые мы указали в нашем контрагенте, а при выборе "ИП" - реквизиты ИП, также указанного в нашем контрагенте. Будьте внимательны.
Статус: укажите статус договора.
Дата начала и дата окончания: продолжительность действительности договора.
Уведомления об окончании срока действия: время,в которое будет отправлено напоминание об окончании срока действия договора клиенту.
Дата подписания клиентом: укажите в этом поле дату, когда клиент подписал ваш договор. То есть вы составили договор, отправили его в формате PDF или копию по почте, он получил (распечатал, если получил в электронном виде) и подписал его.
Статус доставки оригинала: выберите статус доставки оригинального документа.
Дата отправки оригиналов клиенту: укажите дату отправки оригинального документа клиенту.
Контакт: нажимаем на кнопку справа от поля,в списке находим и выбираем наш контрагент(к нему уже привязан контакт) или какое-либо другое лицо, подписывающее договор по данному контрагенту.
Сделка: нажимаем на кнопку справа от поля и в открывшемся окне выбираем нашу сделку.

После заполнения и сохранения договора его можно найти в списке разделов нашего контрагента.

Нажав на него, откроется раздел с информацией о данном договоре. Теперь мы можем сохранить его в формате PDF, нажав кнопку "Сохранить в PDF", расположенную сверху.
Также теперь мы можем создавать дополнительные соглашения(сокращённо, "допники") в подразделе "Доп. соглашения", находящихся под кнопками.

Для этого переходим в созданный договор и выбираем подраздел "Доп. соглашения". Нажимаем кнопку "Создать".

Далее заполняем поля. Особое внимание уделите разделу "Оказанные услуги". Это и есть наши предоставляемые работы.
Нажимаем кнопку "Добавить группу" и "Добавить услугу"(Кому-то может понадобится и "Добавить товар"). В появившейся строке полей указываем:
Услуга: название услуги.
Стоимость по прайсу: стоимость данной услуги как таковой.
Скидка: возможная скидка, которую вы предоставляете по этому соглашению.
НДС: налог на добавленную стоимость.
Остальное за вас сделает система. Все остальные поля заполнятся автоматически.
При необходимости можно снова нажать "Добавить услугу" и заполнить следующую строчку из полей. Тот же принцип и с "Добавить группу".

Сохраняем наше дополнительное соглашение.
Система перенаправит нас в наш договор. Находим в нём вкладку "Доп.соглашения" и кликаем. В данном разделе выбираем наше дополнительное соглашение. Здесь мы можем просмотреть информацию о нём(Статусы, услуги и т.д.), преобразовать в акт или преобразовать в счёт.

Теперь необходимо предоставить счёт за все предоставленные услуги(которые указаны в дополнительном соглашении) клиенту. Для этого переходим в наше дополнительное соглашение, находим вверху кнопку "Преобразовать в счёт" и нажимаем.

В открывшейся форме заполняем поля. Обязательно заполните следующее:
Счёт: название и номер счёта. Он указывается автоматически, но при желании вы можете его поменять.
Дата выставления предложения: дата, когда было выставлено это предложение. По умолчанию выставляется сегодняшняя дата.
Дата выставления счёта: дата, когда был выставлен этот счёт. По умолчанию выставляется сегодняшняя дата.
Статус: укажите статус счёта.
Тип оплаты: Укажите, как будет производиться оплата- наличными или безналичными.
Контрагент: контрагент, который будет оплачивать данный счёт. По умолчанию выставляется контрагент, по которому был произведён переход к данному счёту(Контрагент -> Договоры -> Доп. соглашения -> Счёт).
В позициях будут указаны те же услуги, что и в дополнительном соглашении. Если клиент делал предоплату, то вы можете сделать скидку, чтобы в сумме вышла первоначальная цена.

Сохраняем счёт.

Отдельно стоит упомянуть о сохранении в PDF-формате. Договора, дополнительные соглашения, счета можно сохранять и отправлять по почте как электронной, так и обычной. При сохранении в PDF-формате система предлагает выбрать один из заранее заготовленных вами шаблонов. Например, с печатью или без, для ИП или для ООО и т.д. Вы можете создавать абсолютно любые шаблоны для самых разнообразных клиентов.
Также присутствует кнопка "Отправить по почте в виде PDF": формирует документ в формате PDF и прикрепляет это файл к письму. Кнопка же "Отправить по почте" отправляет не файл, а текст файла.