Основы функционала Модуля «Отчёты» SuiteCRM

Главная
→
База знаний
→
База знаний: SuiteCRM - базовая версия
→
Основы функционала Модуля «Отчёты» SuiteCRM

Данный модуль позволяет быстро представить данные системы в виде соответствующих отчётов и/или диаграмм. Отчёты могут получены как вручную, так и автоматически, по заранее составленному расписанию, с последующей отправкой данных указанным получателям по электронной почте.

Создание отчёта

В меню модуля выберите пункт «Создать отчёт».
Заполните основную информацию:
Отчёт: название создаваемого отчёта.
Ответственный(ая): Введите имя сотрудника, ответственного за данный отчёт. Чтобы выбрать пользователя, нажмите кнопку и выберите необходимого пользователя из списка. По умолчанию ответственным являетесь вы.
Диаграмм в строке отчёта: если данные отчёта предполагается отображать в виде диаграмм, то укажите максимальное количество диаграмм, которое будет отображаться на каждой строке в выводимом отчёте и при печати данных в виде PDF-документа.
Модуль: выберите модуль, в рамках которого будет создаваться отчёт. После выбора данного параметра в левой части страницы станут доступны два списка: в верхнем списке - модули системы, в нижнем – перечень всех полей выбранного модуля.

Добавление полей

Для добавления данных, на основе которых будет строиться отчёт, выберите в верхнем списке необходимый модуль, в нижнем списке необходимое поле и переместите его в область «Поля». В данном примере в отчёт добавлено поле «Тип» из модуля «Контрагенты»:

После добавления поля в отчёт его можно настроить при помощи следующих параметров:

Отображать в отчёте: вы можете определить, есть ли необходимость в отображении текущего поля – поле может быть добавлено с целью выполнения сортировки, группировки и т.д. и его отображение может не потребоваться.
Поле кликабельно: при нажатии на поле в отображаемом отчёте откроется Форма просмотра соответствующей записи.
Название: по умолчанию столбцы отчёта называются так же как и соответствующие поля при его формировании. При необходимости название столбца может быть изменено на желаемое.
Функция: параметр позволяет выполнить над буквенно-цифровым полем определённые вычисления. Поддерживаются следующие функции: КОЛИЧЕСТВО, МИНИМУМ, МАКСИМУМ, СУММА, СРЕДНЕЕ. Пример использования описан ниже.
Сортировка: возможность сортировки данных в столбце отчёта в восходящем или нисходящем порядке. Сортировка допустима для всех типов полей.
Группировка: возможность группировки данных по текущему полю. К сгруппированным данным может быть применена одна из доступных математических функций. В примере, описанном ниже, все контрагенты группируются по ТИПУ контрагента и в каждой группе определяется КОЛИЧЕСТВО записей. Если группировка производится по нескольким полям, то в отчёте можно указать основную группу, выбрав её из комбобокса.
Формат даты: если добавляемое в отчёт поле содержит дату/время, то при помощи данного параметра можно выбрать формат отображаемой в конечном отчёте даты.
Итоговая строка: параметр работает с полями, содержащими цифровые значения и позволяет вычислить итоговые значения: КОЛИЧЕСТВО, СУММУ и СРЕДНЕЕ. В примере, описанном ниже, определяется общая сумма записей из отображаемых в отчёте групп контрагентов.

В данном тестовом примере отчёт состоит из 2 столбцов. В первом столбце отображаются Контрагенты, сгруппированные по полю «Тип». Во втором столбце показано КОЛИЧЕСТВО записей в каждой группе. В итоговой строке показана общая сумма всех записей:

Простой отчёт SuiteCRM

Добавление условий

Для добавления условий в отчёт нажмите на кнопку «Условия» и переместите желаемые поля в область конструктора условий. Перечень параметров, который можно настроить для поля, зависит от типа добавляемого в условия поля.
На примере предыдущего рисунка добавим в отчёт следующие условия:

Отображать в отчёте контрагентов с типом «Клиент», добавленных в систему на этой неделе.

Отображать в этом же отчёте остальные типы контрагентов, но добавленные в этом месяце. Перечень добавленных условий будет выглядеть следующим образом:

Добавление диаграмм

В данном примере используются скобки, позволяющие группировать необходимые условия с использованием операторов «И» и «ИЛИ». Для добавления скобки нажмите на соответствующую кнопку в нижней части конструктора условий, и, удерживая её, переместите указатель в желаемую позицию.

Обратите внимание: каждое условие оканчивается опцией «Изменяемый параметр».

Если опция отмечена, то условия отчёта, и, соответственно, отображаемый результат можно быстро менять непосредственно в Форме просмотра отчёта.

При необходимости отчёт может быть представлен, не только в табличном, но и в более наглядном графическом виде. SuiteCRM поддерживает несколько типов диаграмм, в том числе: гистограммы, графики, круговые и лепестковые диаграммы.

Для добавления диаграмм в отчёт нажмите на кнопку «Диаграммы», после чего нажмите на кнопку «Добавить диаграмму».
После выбора типа диаграммы, необходимо указать следующие параметры:

Название

Заголовок, отображаемый в верхней части диаграммы. Этот параметр необязателен, но если диаграмму планируется отображать в дашлете (см. ниже), то его рекомендуется заполнить — это упростит выбор нужной диаграммы при настройке дашлета.

Тип

Выберите один из способов графического представления данных.

Ось Х

Выберите колонку, которая будет отображаться на оси абсцисс.

Ось Y

Выберите колонку, которая будет отображаться на оси ординат.

Например, для рассмотренного выше отчёта добавим 4 типа диаграмм:

Отображение отчётов в дашлетах

Напомним, что на основной закладке SuiteCRM может отображаться несколько аналогичных дашлетов в различной конфигурации, что позволяет отобразить множество отчётов с различными диаграммами.
Для добавления дашлета перейдите на основную закладку SuiteCRM, в правой верхней части страницы нажмите на кнопку «Добавить дашлет» и выберите дашлет «Отчёты».

После этого выберите отчёт, который необходимо отобразить в дашлете. Для настройки параметров дашлета нажмите на значок в его заголовке.

Для настройки доступны следующие параметры:
Заголовок: можно ввести свой заголовок дашлета или оставить предлагаемый по умолчанию.
Отчёт: выберите отчёт, который будет отображаться в дашлете.
Отображать только диаграммы: в дашлете будет видна только диаграмма, без отображения табличной части отчёта.
Диаграммы: выберите диаграммы, которые будут отображаться в дашлете. Если диаграмме при создании отчёта было присвоено название, то именно оно будет отображаться в списке, в противном случае будет отображён порядковый номер диаграммы, например: «Без названия #4». При необходимости вы можете изменить название диаграмм, отредактировав соответствующий отчёт.

Регулярное отслеживание отчётов в дашлетах

Для отслеживания регулярно изменяющихся данных можно запланировать автоматическое создание отчёта в назначенное время, с последующей его отправкой на указанные электронные адреса. Создать отчёт по расписанию можно как из соответствующего модуля, так и из субпанели уже существующего отчёта.

Добавление отчётов по расписанию в SuiteCRM

Нажмите «Показать все поля формы».

Настройка отчётов по расписанию в SuiteCRM

При создании отчёта по расписанию заполните следующие параметры:

Отчёт по расписанию: укажите название отчёта.

Статус: укажите статус отчёта. Неактивные отчёты рассылаться не будут.

Отчёт: укажите отчёт, на основе правил которого будет создаваться отчёт по расписанию.

Расписание: укажите время и периодичность рассылки отчёта. Данные могут рассылаться ежедневно, еженедельно или ежемесячно. При необходимости расписание можно указать в crontab-нотации.

Получатели: укажите электронные адреса, на которые будет осуществляться рассылка.
Можно указать произвольный адрес, пользователя системы, Группу пользователей или пользователей Роли на адреса которых будут отправлены данные.

Описание: краткое описание отчёта.

Вы всегда можете посмотреть время последнего запуска отчёта, просмотрев субпанель «Отчёт по расписанию» соответствующего отчёта.

Создание отчёта по расписанию в SuiteCRM

Управление информацией об отчётах

В модуле вы можете выполнять следующие действия:

Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации.
Редактирование или удаление информации сразу о нескольких отчётах, для этого используйте панель массового обновления.
Экспорт записей, для этого в меню над выбранными записями выберите пункт «Экспортировать».
Сохранить в PDF, для этого в меню действий Формы просмотра отчёта выберите аналогичный пункт.
Просмотр детальной информации об отчёте, для этого нажмите на названии отчёта в общем списке.
Редактирование данных, для этого нажмите на кнопку «Править».
Дублирование информации об отчёте, для этого в меню Действий нажмите на кнопку «Дублировать». Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих записей, Вы можете изменить продублированную информацию с целью создания новой сделки.
Удаление отчёта, для этого нажмите на кнопку «Удалить».

Отслеживание изменений введённой информации, для этого нажмите на кнопку «Просмотр журнала изменений» в форме просмотра. Если в журнале
необходимо изменить перечень контролируемых полей - сделайте это в Студии, настроив параметр «Аудит» соответствующего поля.

SUITECRM

Последняя актуальная версия
популярной бесплатной CRM-системы
с открытым исходным кодом.

Зарегистрироваться