Основной функционал CRM для салонов красоты

Также в карточке клиента в субпанели "Мероприятия" выводится информация о предстоящих коммуникациях с клиентом(звонки, встречи, задачи, E-mail).

В субпанели "История" содержится та же информация, но только о мероприятиях, которые уже прошли. Также в этой субпанели выводятся дополнительно заметки и вложения.

Субпанель "Записи и Посещения" содержит информацию о всех записях и посещениях салона красоты данным клиентом.

Модуль "Посещения" представляет собой, записи содержащие информацию о том к каким специалистам, в какое время какие клиенты записаны. Также стоит отметить , что записи данного модуля выводятся в календарь для каждого специалиста (более подробно в разделе Календарь).

Каждая запись в модуле посещения позволяет зафиксировать следующую информацию:

• ФИО клиента (является ссылкой на карточку клиента).
• Источник привлечения клиента.
• Статус посещения (запланировано, посещение, услуга оказана, не пришел, отказ).
• Дата и время начала сеанса процедуры, ориентировочное время окончания процедуры.
• Мастер (сотрудник оказывающий услугу).
• Итоговая сумма.
• Комментарий к посещению, в который может заноситься дополнительная информация или производственные нюансы возникшие во время проведения процедур.

Как правило, любая запись в CRM системе, описывающая событие, предполагает наличие определенной воронки статусов.

Механика перемещения представляется следующая:

Данная механика реализуется в карточке просмотра Процедуры блоком воронки статусов. По нажатию кнопок находящихся в данном блоке Процедура переходит в соответствующий статус.

Кто-то может сказать, что статусы ненужная надстройка, однако в данных механиках кроется ключ к успеху организаций. Отслеживая и контролируя данные показатели, можно косвенно судить о качестве работы сотрудников салона, сегментировать клиентов по проценту явки (стимулируя клиентов имеющих низкий процент неявки). Проводы выверенные акции с опорой на цифры можно значительно понизить процент не явившихся клиентов.

Для записи клиента на приём зайдите в модуль "Посещения" и нажмите на раздел "Добавить посещение".

Откроется окно создания:

Данные о клиенте

• Поиск клиента: Поиск клиента осуществляется в первую очередь по уже существующим приёмам. Необходимо ввести номер телефона или имя посетителя и, если клиент уже записан в базе данных, вам не придётся заполнять его данные, так как о нём уже всё известно. Если же клиент новый и не найден в истории посещений, то система регистрирует его как нового. Поле "Мобильный" будет заполнено автоматически.
• Откуда узнали: Данное поле поможет отследить основные источники притока клиентов для дальнейшего развития салона.
• Фамилия: Фамилия клиента.
• Имя: Имя клиента.
• Отчество: Отчество клиента.
• Мобильный: Номер телефона клиента.

Товары и услуги

• Содержит: Поле поиска услуги товара для упрощения и ускорения записи клиента. начните вводить нужную услугу и система выдаст возможные варианты вашего запроса.
• Не содержит: Поле исключения из поиска. Введите услугу или товары, которых вы бы не хотели увидеть в списке поиска.
• Номенклатура: Список прейскурантов. Укажите выбранные клиентом услуги и товары, записав их количество. Также можно указать дополнительные услуги.

Планирование мастера и времени

• Запись на время: Выбор даты записи.
• Длительность(часы): Количество времени на оказания услуги. В поле указываются часы, в списке справа - минуты.
• Мастер: Укажите сотрудника, который будет оказывать данную услугу.

В таблице изображена занятость каждого сотрудника.

Данные о заказе

• Статус: Укажите статус данного посещения.
• Итоговая сумма: Укажите сумму, которую заплатит клиент за данные услуги. По умолчанию подсчитывается автоматически.
• Комментарий: При необходимости вы можете написать что-либо о данном визите.

По окончании записи нажмите кнопку "Сохранить".

Таким образом, вы создадите список посещений, по которому очень удобно ориентироваться, делать какие-либо выводы и отчёты.

Группа модулей прейскурант позволяет организовать структурированный каталог товаров и услуг, который позволяет контролировать количество услуг и их характер. Список прейскурантов вы можете самостоятельно дополнять в зависимости от ваших потребностей.

Рассмотрим на примере добавления какой-либо услуги. Допустим, мы будем добавлять услугу "Окраска волос". Для этого необходимо зайти в модуль "Прейскурант" в верхнем главном меню и создать категорию, нажав на соответствующую кнопку "Добавить категорию".

Это необходимо для более удобного поиска, просмотра и редактирования имеющих услуг.

Далее необходимо заполнить поля:

• Название категории: Здесь необходимо указать название нашего раздела(категории). Это поле обязательно.
• Родительская категория: Данное поле следует заполнять только в том случае, если вы хотите создать подраздел(подкатегорию). Далее это будет наглядно продемонстрировано. Если вы создаёте обычную изначальную категорию, поставьте крестик в поле "Верхний уровень".
• Описание: Вы можете добавить описание данной категории для лучшего понимания и использования сотрудниками.

Для более удобного поиска и сортировки добавим подкатегорию "Окрашивание волос". Данную подкатегорию поместим в категорию(раздел) "Услуги парикмахера", созданную ранее. Для того чтобы сделать её подкатегорией укажем родительскую категорию, нажав на кнопку рядом с этим полем(выделена на скриншоте красным цветом).

В открывшемся окне воспользуемся поиском или найдём вручную в списке недавних категорий/подкатегорий и укажем нужный нам раздел.

Существует более простой способ создания подкатегории. Для этого необходимо зайти в раздел "Прейскуранты", выбрать нужную категорию и нажать на неё. В открывшемся окне просмотра категории найдите раздел "Подкатегории" и нажмите кнопку "Создать". В появившемся окне заполните необходимые поля. В этом способе вам не нужно указывать родительскую категорию, так как она будет указана автоматически.

Теперь создадим непосредственно саму услугу и поместим её в нашу подкатегорию. Для этого перейдём в модуль "Прейскурант", выберем нашу подкатегорию и нажмём, чтобы просмотреть её параметры. В нижней части будет раздел "Товары и оказываемые услуги". Нажмите кнопку "Создать", чтобы появилось окно создания товара/услуги.

У вас откроется окно создания товара/услуги.
Заполните необходимые поля:

• Название позиции: Укажите название услуги/товара.
• Категория позиции: Укажите подкатегорию(раздел), к которому относится данная услуга/товар. Поскольку мы обратились к разделу создания товара/услуги из подкатегории, то она будет указана автоматически.
• Цена в прайсе: Цена услуги/товара, которую заплатит клиент/покупатель.
• Описание: Более детальное описание данной услуги или товара для лучшего понимания сотрудниками или добавления каких-либо пожеланий. Необязательное поле.
• Артикул: Укажите тип изделия, товара или его цифровое или буквенное обозначение для кодирования. Необязательное поле.
• Тип позиции: Выберите тип прейскуранта: услуга или товар.
• Себестоимость: Цена товара/услуги без учёта наценки. Необязательное поле.
• Фото товара: Прикрепите фотографию товара/услуги при необходимости. Необязательное поле.

Нажимаем кнопку "Сохранить".

Теперь при просмотре модуля "Прейскурант" в соответствующей подкатегории появилась новая услуга.

При необходимости вы можете нажать на услугу/товар

и в открывшемся окне просмотра услуги/товара нажать кнопку "Править" для внесения каких-либо изменений.

Также можно создать какие-то дополнительные предложения для услуг. При записи клиента на приём ваш сотрудник может предложить их клиенту, что может повысить прибыль, если клиент согласится. Такие предложения удобно использовать при различных акциях. Рассмотрим на примере для нашего случая - добавим дополнение к услуги "Окраска в цвет Блонд". Создадим оттенки блонда.

Для этого переходим в модуль "Прейскуранты", находим нужную услугу и нажимаем на неё для просмотра.

Находим раздел "Связанные товары и услуги". Нажав на кнопку "Выбрать", мы можем указать в этом разделе уже существующую услугу из списка всех прейскурантов. Мы создадим новую услугу, нажав на кнопку "Создать".

В открывшемся окне заполняем необходимые поля как показывалось ранее за исключением поля "Категория позиции".

Таким образом, у нас появились дополнительные предложения к данной услуге. В данном примере показаны оттенки тонирования блонда.

Модуль "Календарь" позволяет визуально отобразить основные активности как для каждого сотрудника, так и для всего салона в целом.

Данный модуль позволяет отображать для каждого сотрудника следующие объекты из CRM системы: Звонки, Встречи, Задачи, Посещения, События.

Календарь имеет 2 режима отображения:

Первый - это отображения собственных событий, закрепленных за пользователем. За это отвечают 3 кнопки: "День", "Неделя", "Месяц", при нажатии которых отображается вышеназванный промежуток времени и мероприятия в данный период. В случае отображения недели или дня детализация мероприятий происходит с точностью в 15 минут. При отображении месяца детализация происходит посуточно.

В настройках сводного календаря можно указать список сотрудников чьи события будут отображаться.

Для этого необходимо нажать кнопку "Выбор пользователей" в правом верхнем углу календаря и в появившемся окне выбрать необходимых пользователей. Для выбора нескольких пользователей расположенных подряд необходимо нажать клавишу Shift, а для выбора нескольких пользователей находящихся в разных частях списка необходимо нажать клавишу Ctrl.

Также в календаре присутствуют следующие настройки :

• Разделить сутки на временные интервалы
• Разделенный сводный календарь
• Время начала
• Время завершения
• Отображать звонки
• Отображать задачи
• Отображать завершенные мероприятия
• Настройки цветовой схемы для каждого модуля

Данная функция позволяет поделить сутки на временные интервалы, с разбивкой на 30 минут.

Снятие галочки в данном пункте позволит отобразить задачи в хронологическом порядке, но без привязки ко времени.

Данный параметр отвечает за отображение событий пользователей системы на календаре. В случае установки галочки все события пользователей выводятся на отбельный календарь и страница приобретает следующий вид:

В случае снятия галочки с данной опции в сводном календаре события всех выбранных пользователей будут отображаться на едином полотне календаря.

Модуль звонки предназначен для планирования и распределения исходящих звонков. Данный модуль в первую очередь предназначен для администраторов салонов, которые совершают прозвон записным клиентам.

Так же механика CRM системы позволяет планировать различные тематические телефонные компании.

Карточка звонка состоит из следующих полей:

Тема, Статус, Телефон, Время и дата, Относится к, Продолжительность, Напоминания, Описание, Ответственный.

Отдельно стоит отметить, что напоминания о звонке могут отправляться сотруднику, которому назначен звонок, как по почте , так и в интерфейсе системы.

С помощью данного модуля отправляются sms сообщения. В системе по умолчания настроен процесс отправки СМС c напоминанием клиенту о записи. Каждое сообщение отправленное из CRM системы фиксируется в данном модуле. Карточка СМС имеет следующие поля:

• Относится к (ссылка на карточку клиента)
• Телефон (на который отправляется смс)
• Текст (текст отправляемого сообщения)
• Статус (состояние в котором находится сообщение: Запланировано, Обрабатывается, Отправлено Не отправлено)
• Комментарий к статусу (при необходимости можно прокомментировать статус)
• Дата создания
• Дата редактирования
• Поставлено в очередь (дата и время когда смс была создана системой)
• Отправлено (дата и время, когда смс была отправлена получателю)

Данный модуль позволяет формировать отчет по активностям или по цифрам, которые вносятся в CRM систему. С помощью данного модуля можно построить различные графики и диаграммы по активностям или показателям фиксируемым в системе.

По умолчанию в системе настроены 3 отчета:

• Поступление денег по месяцам
• Отчет по сотрудникам отказ от услуг
• Отчет по сотрудникам оказанные услуги

Данный отчет позволяет получить данные о поступлении денег за определенный период.

По умолчанию в данном отчете отображается весь период, за который фиксировались данные в CRM системе.

Отчет отображается в виде круговой диаграммы:

и таблицы с данными

Так же в данном отчете можно выбрать период за который будет выводиться информация

Данный отчет позволяет получить данные о сумме посещений от которых отказались клиенты в разрезе на сотрудников.

В данном отчете можно выбрать период, за который будет выводиться информация.

Данный отчет выводится в виде гистограммы и таблицы с данными.

Данный отчет позволяет получить данные о сумме посещений клиентов в разрезе на сотрудников.

В данном отчете можно выбрать период, за который будет выводиться информация.

Данный модуль позволяет настраивать автоматизированные действия в CRM системе по определенным условиям. По умолчанию в системе настроены 3 процесса:

• Планирование звонка за час до услуги
• Отправка SMS за час до услуги
• Отправка SMS при создании услуги

Планирование звонка за час до услуги - автоматически при создании посещения, в случае если у Клиента стоит галочка в пункте не отправлять SMS уведомления.

Отправка SMS за час до услуги - автоматически отправляет СМС сообщение клиенту за час до назначенного приема приема.

Отправка SMS при создании услуги - автоматически отправляет СМС сообщение при создании посещения.

Так же данный модуль позволяет создавать процессы индивидуально, которые будут автоматически создавать записи в модулях вносить изменения в записи или редактировать информацию в полях по условиям указанным в процессе.