Основы функционала Модуля «Предварительные контакты» SuiteCRM

Главная
→
База знаний
→
База знаний: SuiteCRM - базовая версия
→
Основы функционала Модуля «Предварительные контакты» SuiteCRM

Предварительный контакт

Как правило модуль используется при первом контакте потенциального клиента с сотрудником компании. При этом предварительный контакт можно связать с любым типом существующих маркетинговых кампаний, использовав соответствующую субпанель «Маркетинговые кампании».
При дальнейшем взаимодействии с потенциальным клиентом, ранее созданная запись предварительного контакта может быть преобразована в соответствующие записи модулей «Контакт», «Контрагент» и «Сделка».

Создание предварительного контакта

Новые записи предварительных контактов вы можете создавать как «с нуля», так и путём импорта текстовых файлов, содержащих необходимую информацию. Находящиеся в подобном файле данные могут быть разделены запятой, символом табуляции или любым другим пользовательским символом. Вы имеете возможность указать значения по умолчанию для существующих полей системы, и если в импортируемом файле отсутствуют необходимые данные, то эти значения будут добавлены в базу в процессе импорта. Для импорта предварительных контактов нажмите на кнопку «Импорт» в меню модуля.

Для создания предварительного контакта в меню модуля выберите пункт «Создать предв. контакт».

Заполните необходимые поля(Кликните, чтобы увидеть описание всех полей).

Имя. Введите имя предварительного контакта.
Фамилия. Введите фамилию предварительного контакта.
Рабочий тел. Введите номер рабочего телефона.
Мобильный тел. Введите номер мобильного телефона.
Домашний тел. Введите номер домашнего телефона.
Другой тел. Введите другой номер телефона, если таковой имеется. Если данное поле отсутствует на форме, то его можно добавить через Студию.
Факс. Введите номер факса.
E-mail. Введите адрес электронной почты. Чтобы добавить дополнительные адреса электронной почты, нажмите на кнопку . Вы можете добавить несколько адресов электронной почты.
- Не писать. Выберите эту опцию, если данный адрес не предполагается использовать при рассылках.
- Неверный. Выберите эту опцию, если указанный адрес неверен.
Контрагент. Введите название компании предварительного контакта. При преобразовании предварительного контакта у вас будет возможность использовать данную информацию для автоматического создания соответствующего контрагента.
Должность. Введите должность предварительного контакта.
Отдел. Введите отдел, к которому принадлежит предварительный контакт.
Не звонить: Выберите данную опцию, если предполагаете НЕ использовать данный предварительный контакт в маркетинговых кампаниях типа «Продажи по телефону».
Ответственный(ая). Введите имя сотрудника, ответственного за данный предварительный контакт. Чтобы выбрать пользователя, нажмите кнопку и выберите необходимого пользователя из списка. По умолчанию ответственным являетесь вы.
Адресная информация: Введите основной и (при необходимости) дополнительный адреса. Для копирования данных основного адреса в поле «Другой адрес» отметьте опцию «Копировать адрес слева».
Описание: Введите короткое описание предварительного контакта.
Источник предв. контакта. Из выпадающего списка выберите необходимое значение, например, «Разговор» или «Холодный прозвон».
Описание источника предв. контакта. Введите короткое описание источника предварительного контакта.
Статус. Из выпадающего списка выберите необходимый статус. Варианты статусов перечислены ниже, однако, системный администратор может изменить эти значения согласно требованиям вашей организации:
- Новый: новый предварительный контакт, ответственный НЕ назначен.
- Назначенный: новый предварительный контакт, ответственный назначен.
- В процессе: активный в настоящий момент.
- Преобразован: статус автоматически выставляется системой после преобразования предварительного контакта в контакт.
- Повторный: неперспективный в настоящее время клиент, возможно повторное взаимодействие в дальнейшем.
- «Мёртвый»: неперспективный клиент и/или неверные данные.
Примечание: Не удаляйте статус «Преобразован» из комбобокса, так как он необходим для корректной работы системы.
Описание статуса. Введите короткое описание статуса предварительного контакта.
Сумма сделки. Введите предполагаемую сумму сделки.
Маркет. кампания. Для связывания предварительного контакта с существующей маркетинговой кампанией введите название кампании или нажмите на кнопку для выбора необходимого значения из списка.
Передан от. В этом поле вы можете ввести данные о том, кто предоставил вам информацию о данном предварительном контакте.

Нажмите кнопку «Сохранить» для сохранения информации о новом предварительном контакте или кнопку «Отказаться» для возврата к списку предварительных контактов без сохранения введённой информации.

После сохранения данных на экране отобразится форма просмотра предварительного контакта, где, используя субпанели, вы можете добавить
дополнительную информацию, связанную с данным предварительным контактом: добавить мероприятие, заметку, просмотреть информацию по
проведённым маркетинговым кампаниям.

Обратите внимание: Вы можете создать новый предварительный контакт через Веб-форму регистрации предварительного контакта. Введённая в форму информация сохраняется в базе данных SuiteCRM.

Управление информацией о предварительных контактах

В модуле вы можете выполнять следующие действия:

Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
Поиск предварительного контакта - используйте Фильтры или Расширенные фильтры в Форме списка модуля.
Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации.
Добавление предварительных контактов в список адресатов – в Форме списка отметьте необходимые записи и нажмите на кнопку «Добавить в список
адресатов».
Импорт предварительного контакта с использованием vCard.
Экспорт предварительного контакта в формате vCard. В Форме просмотра предварительного контакта нажмите на кнопку «vCard», расположенную
справа от имени предварительного контакта. Появится диалоговое окно, предлагающее сохранить файл или открыть его в ассоциированном
приложении.
Получение данных предварительного контакта, используя внешний источник данных.
Импорт записей, для этого нажмите на кнопку «Импорт предв. контактов», расположенную в меню модуля.
Создание документа в формате PDF - отметьте необходимые записи (если открыта Форма списка) и выберите пункт «Создать письмо (PDF)» в меню действий (или сразу выберите этот пункт в меню, если открыта Форма просмотра записи), после чего выберите необходимый PDF-шаблон.
Экспорт записей, для этого в форме списка выберите необходимые записи и нажмите на кнопку «Экспортировать».
Объединение дубликатов, для этого нажмите на кнопку «Объединить».
Поиск дубликатов, для этого в меню действий Формы просмотра выберите пункт «Поиск дубликатов».
Просмотр информации о выбранных записях в картах Google, для этого в Форме списка отметьте необходимые записи и в меню действий выберите пункт «Показать на карте».
Отслеживание изменений введённой информации, для этого нажмите на кнопку «Просмотр журнала изменений» в форме просмотра. Если в журнале
необходимо изменить перечень контролируемых полей - сделайте это в Студии, настроив параметр «Аудит» соответствующего поля.
Редактирование или удаление информации сразу о нескольких предварительных контактах, для этого используйте панель массового обновления.
Просмотр детальной информации по предварительному контакту, для этого нажмите на названии предварительного контакта в общем списке.
Редактирование данных, для этого в форме просмотра нажмите на кнопку «Править».
Дублирование информации о предварительном контакте, для этого в меню Действий нажмите на кнопку «Дублировать». Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих записей, Вы можете изменить продублированную информацию с целью создания нового предварительного
контакта.
Удаление предварительного контакта, для этого в форме просмотра нажмите на кнопку «Удалить».
Просмотр и редактирование связанной с предварительным контактом информации, для этого воспользуйтесь субпанелями.
Отправка в архив электронного письма, связанного с данным предварительным контактом, для этого нажмите на кнопку «Отправить Email в архив», расположенную на субпанели «История».

Преобразование предварительного контакта

При необходимости преобразования предварительного контакта в контакт в форме просмотра нажмите на кнопку «Преобразовать предв. контакт», после чего
откроется форма преобразования предварительного контакта, где при необходимости вы можете отредактировать существующие или добавить новые
данные. В процессе преобразования вы также можете:

Создать контрагента или выбрать контрагента из списка уже существующих

Создать новую заметку, сделку, задачу, назначить встречу или звонок

Все создаваемые записи будут автоматически связаны с новым созданным контактом.

SUITECRM

Последняя актуальная версия
популярной бесплатной CRM-системы
с открытым исходным кодом.

Зарегистрироваться