Основы функционала Модуля «Встречи» SuiteCRM

Встречи можно назначать пользователям системы, контактам и предварительным контактам. В процессе назначения в системе создаётся соответствующая запись с указанием обсуждаемой темы, участников, времени, места и статуса встречи. После сохранения указанной информации у вас появляется возможность отправить приглашения всем участникам будущей встречи. Так же вы можете добавить заметку или вложение к назначенной встрече (вне зависимости от её статуса). После завершения встречи (или же в случае её отмены по какой-либо причине) вы можете обновить её статус.

При назначении встречи вам доступен следующий функционал:

• Планирование: Панель отображает детальную информацию о встрече: дату, время, место встречи, имена участников. Временной диапазон, на который уже были назначены другие встречи будет выделен синим цветом. В случае наложения временных диапазонов участки перекрытия будут обозначены коричневым цветом.

• Добавить приглашённых: используйте данную панель для поиска и добавления участников будущей встречи.

Для назначения встречи выберите опцию «Назначить встречу» в меню модуля «Встречи».

При необходимости вы можете добавить любое количество напоминаний о встрече, настроив каждое напоминание по-своему.

• Описание: вы можете ввести краткое описание цели встречи.

• Ответственный(ая): укажите ответственного за мероприятие пользователя системы. По умолчанию ответственным являетесь вы. Для назначения другого пользователя нажмите на кнопку и из появившегося списка выберите желаемого пользователя.

Затем добавьте приглашённых и нажмите на кнопку «Сохранить» для сохранения введённой информации; нажмите на кнопку «Отказаться» для возврата к списку встреч без сохранения введённой информации.
Нажмите на кнопку «Сохранить и отправить приглашения» для рассылки приглашений всем участникам встречи.
Для создания копии встречи нажмите на кнопку «Закрыть и создать копию», в этом случае оригинальная запись встречи закроется и ей будет присвоен статус «Состоялась». Новая запись будет содержать ту же информацию, что и оригинальная запись, за исключением статуса, которому по умолчанию будет присвоено значение «Запланирована».

Может возникнуть ситуация, когда необходимо добавить приглашение для лиц, информация о которых отсутствует в системе. В этом случае необходимо составить приглашение для нового лица, нажав на соответствующую кнопку в нижней части формы и создав в системе новый Контакт или новый Предварительный контакт.

Если приглашённые являются пользователями SuiteCRM и у них на основной закладке системы отображаются дашлеты с мероприятиями («Мои звонки», «Мои встречи»), то запись в дашлете о приглашении на встречу (при стандартной настройке дашлета) будет выглядеть следующим образом:

Красным цветом выделяются прошедшие даты, оранжевым – текущие. При этом в столбце «Принять?» будут отображены значки, нажав на один из которых приглашённый сотрудник может:

• принять приглашение на встречу
• указать, что принятие приглашения пока под вопросом
• отклонить приглашение на встречу

В модуле вы можете выполнять следующие действия:

• Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
• Просмотр информации о выбранных записях в картах Google, для этого в Форме списка отметьте необходимые записи и в меню действий выберите пункт «Показать на карте».
• Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации.
• Редактирование или удаление информации сразу о нескольких встречах, для этого используйте панель массового обновления.
• Импорт информации о встречах, для этого нажмите на кнопку «Импорт встреч», расположенную в меню модуля.
• Просмотр детальной информации о встрече, для этого нажмите на названии встречи в списке встреч. Кроме того, основная информация о встрече будет отображаться в форме «Подробности» при наведении указателя мыши на значок , который расположен справа от каждой записи.
• Редактирование данных, для этого в форме просмотра нажмите на кнопку «Править».
• Дублирование информации о встрече, для этого в меню Действий нажмите на кнопку «Дублировать». Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих записей, Вы можете изменить продублированную информацию с целью назначения новой встречи.
• Удаление информации о встрече, для этого в Форме просмотра нажмите на кнопку «Удалить».
• Поиск информации о встрече - используйте Фильтры или Расширенные фильтры в Форме списка модуля. Для поиска только ваших записей отметьте опцию «Мои записи», для поиска запланированных встреч отметьте опцию «Актуальные».